Mungkin kamu pernah lihat surat kecil yang ikut di dalam paket
Itu namanya surat jalan.
Mungkin terdengar sepele, tapi surat jalan punya peran yang penting banget dalam proses pengiriman barang, lho.
Surat ini bukan hanya sekadar kertas pengantar barang saja, tetapi tetapi memiliki fungsi yang krusial.
Yuk, Ketahui Pengertian Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen resmi yang digunakan dalam proses pengiriman barang.
Dokumen ini diterbitkan oleh pihak pengirim dan menyertai barang saat perjalanan menuju penerima.
Surat jalan barang berisi informasi lengkap tentang barang yang dikirim, mulai dari nama barang, jumlah, berat, sampai alamat tujuan.
Jadi intinya, surat ini sebagai bukti kalau barang tersebut sudah dikirim dan sebagai identitas barang selama perjalanan, ibarat seperti KTP.
Biasanya, satu dokumen surat jalan terdiri dari 3 sampai 4 lembar kertas dengan warna berbeda.
Hal itu bertujuan untuk menunjukkan perbedaan fungsi tiap lembar.
- Lembar pertama surat jalan berwarna putih: Sebagai bukti penyerahan barang dari pengirim kepada pembeli yang akan digunakan sebagai penagihan pembayaran.
- Lembar kedua surat jalan biasanya berwarna merah: Nantinya akan diserahkan kepada penerima sebagai tanda bukti.
- Lembar ketiga biasa berwarna kuning atau hijau: Digunakan sebagai arsip untuk perusahaan.
Fungsi Surat Jalan
- Berisi tentang detail atau rincian barang yang diangkut, termasuk jumlah dan jenisnya.
- Sebagai alat verifikasi untuk penerima atau tanda bukti bahwa barang sudah sampai di penerima.
- Merupakan dokumen resmi sebagai bentuk formalitas dari pihak pengirim untuk pihak penerima.
- Untuk mempermudah pengecekan alur keluar masuknya barang, baik pengecekan yang dilakukan oleh pihak penerima maupun petugas keamanan sepanjang perjalanan pengiriman.
- Sebagai dokumen resmi yang menjadi arsip bendahara atau pihak keuangan perusahaan.
- Sebagai dasar pembuatan laporan.
- Surat jalan lembar pertama berfungsi sebagai bukti valid transaksi yang menyatakan bahwa barang telah diterima oleh customer, nantinya akan diarsipkan dalam pembekuan oleh bagian keuangan perusahaan.
- Lembar kedua surat perjalanan berfungsi sebagai tanda bukti atau pegangan bagi customer.
- Lembar terakhir surat jalan digunakan sebagai dokumen arsip bagi perusahaan.
Jenis-jenis Surat Jalan
Surat Jalan Pengiriman Barang
Ini yang paling umum dan sering ditemui.
Berisi informasi lengkap tentang barang yang dikirim, seperti nama barang, jumlah, berat, dan alamat tujuan.
Surat jalan barang ini dalam pengiriman juga berlaku dalam semua layanan, baik port to port sampai door to door.
Dimana layanan pengiriman ini juga memungkinkan kebutuhan surat jalan terlebih untuk memperjelas informasi mengenai barang-barang tersebut.
Surat Jalan Kendaraan
Biasanya, digunakan untuk memberikan izin atau persetujuan atas penggunaan kendaraan untuk suatu perjalanan tertentu.
Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang memiliki kendaraan tersebut, dan berfungsi sebagai bukti bahwa kendaraan tersebut digunakan untuk keperluan yang sah.
Surat Jalan Penjualan Barang Tunai
Digunakan untuk transaksi jual beli secara tunai.
Surat jalan ini dibuat untuk mencatat bukti-bukti transaksi yang dilakukan dengan cara pembayaran tunai dan tidak dibuat berdasarkan pesanan dari sales.
Surat Jalan untuk Pengembalian Barang
Saat sebuah barang perlu dikembalikan oleh pembeli atau klien ke penjual atau penyedia jasa, mereka akan menggunakan surat jalan ini sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikembalikan.
Surat Jalan Internasional
Digunakan jika kamu melakukan pengiriman antar negara.
Jenis ini harus memenuhi ketentuan hukum dan regulasi di masing-masing negara terkait agar bisa diterima secara sah.
Jadi intinya, surat jalan adalah dokumen penting yang memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pengirim ke penerima.
Selanjutnya, kamu mau Pengiriman Kargo bahas istilah-istilah pengiriman barang apa lagi?
