Jika kamu berkecimpung dalam dunia logistik atau sedang belajar tentang proses pengiriman barang, kamu pasti akan sering mendengar istilah “Shipping Order” atau disingkat SO. Shipping Order adalah salah satu dokumen penting dalam proses pengiriman barang, baik untuk ekspor maupun distribusi domestik.
Dalam artikel ini, kami akan mengulas secara lengkap tentang apa itu shipping order, fungsi-fungsinya, serta mengapa dokumen ini krusial dalam kelancaran sistem logistik.
Apa Itu Shipping Order?
Shipping Order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak pengirim (shipper) atau perusahaan logistik yang memberikan instruksi kepada pihak pengangkut (carrier) tentang detail pengiriman barang. Dalam konteks ekspor, dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh eksportir kepada perusahaan pelayaran atau freight forwarder sebagai permintaan pengangkutan barang ke negara tujuan.
Secara sederhana, Shipping Order berisi informasi lengkap mengenai barang yang akan dikirim, termasuk jenis barang, jumlah, berat, volume, tujuan, serta jadwal pengiriman. Dokumen ini juga bisa menjadi dasar bagi pihak pengangkut dalam membuat dokumen pengapalan lainnya seperti Bill of Lading (B/L).
Fungsi Shipping Order dalam Proses Logistik
Shipping Order memiliki beberapa fungsi penting yang menunjang kelancaran proses logistik. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari dokumen ini:
1. Panduan Pengiriman Barang
Shipping Order berperan sebagai panduan resmi yang digunakan oleh perusahaan logistik atau penyedia jasa angkut untuk melaksanakan proses pengiriman sesuai dengan spesifikasi yang diberikan. Dengan adanya SO, pihak carrier tahu dengan jelas apa yang harus mereka bawa, ke mana, dan kapan barang tersebut harus dikirim.
2. Dokumen Referensi dalam Pelacakan
Dalam dunia logistik yang serba cepat, pelacakan barang menjadi sangat penting. Shipping Order sering digunakan sebagai dokumen referensi untuk tracking pengiriman. Dengan mencocokkan nomor SO, kamu bisa mengetahui posisi barang, status pengiriman, dan estimasi waktu sampai (ETA).
3. Dasar Penerbitan Bill of Lading
Salah satu fungsi krusial dari Shipping Order adalah sebagai dasar pembuatan Bill of Lading (B/L), yaitu dokumen hukum yang mengkonfirmasi penerimaan barang oleh pihak pengangkut. Tanpa SO, perusahaan pelayaran tidak dapat menerbitkan B/L yang sah, yang nantinya dibutuhkan untuk proses klaim asuransi, pembayaran, dan pengambilan barang di pelabuhan tujuan.
4. Koordinasi Antar Pihak
Shipping Order juga membantu koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam rantai logistik, seperti shipper, freight forwarder, trucking company, pelabuhan, dan perusahaan pelayaran. Dengan informasi yang jelas dalam SO, semua pihak bisa bekerja secara sinkron untuk memastikan pengiriman berjalan lancar.
5. Dokumentasi dan Audit
Dalam hal audit dan dokumentasi, Shipping Order bisa menjadi bukti tertulis atas instruksi pengiriman yang telah diberikan. Ini berguna jika terjadi masalah seperti kerusakan barang, keterlambatan pengiriman, atau klaim asuransi. Dengan dokumen ini, kamu bisa menunjukkan bahwa semua instruksi telah diberikan dengan benar.
Informasi yang Tercantum dalam Shipping Order
Agar dapat berfungsi dengan baik, sebuah Shipping Order harus memuat informasi-informasi penting berikut:
-
Nama dan alamat pengirim (shipper)
-
Nama dan alamat penerima (consignee)
-
Deskripsi barang secara rinci (jenis, jumlah, berat, volume)
-
Pelabuhan asal dan tujuan
-
Tanggal pengiriman yang direncanakan
-
Nomor kontainer (jika ada)
-
Instruksi khusus lainnya (misalnya handling khusus atau suhu penyimpanan)
Perbedaan Shipping Order dengan Delivery Order
Banyak orang yang masih bingung membedakan antara Shipping Order dan Delivery Order. Meski keduanya berkaitan dengan pengiriman barang, fungsinya sangat berbeda.
Shipping Order adalah instruksi awal dari pengirim ke carrier untuk mengangkut barang, sedangkan Delivery Order adalah instruksi dari carrier kepada pihak penerima untuk mengambil barang yang telah tiba di tujuan.
Nah, jika kamu mencari jasa pengiriman yang terpercaya, pilih saja jasa kami!
